中文Excel 2000建立與使用電子報表的教程

中文office 2000軟這是一個用于建立與使用電子報表的實用程序，也是一種數據庫軟件。下面是小編分享的中文Excel 2000建立與使用電子報表的教程，歡迎大家參考!

第一講 建立員工工資表

【資料圖】

中文office 2000軟件包中提供了一個名為中文Excel 2000軟件，這是一個用于建立與使用電子報表的實用程序，也是一種數據庫軟件，用于按表格的形式來應用數據記錄。專業數據庫管理系統軟件Visual FoxPro也能建立電子報表，但中文Excel 2000卻是一個電子報表的專業軟件，也常用于處理大量的數據信息，特別適用于數字統計，而且能快速制定好表格。

開始語：中文Excel 2000是Microsoft office 2000軟件包中文版的組成部分。按啟動Windows應用的方法運行它后，屏幕上就會顯示其操作窗口，并且打開一張名為Book1(工作薄1)的電子報表，但沒有任何內容，而是等待著您來建立它，本教程將從此開始講述。

注：“工作簿”在 Microsoft Excel 中是處理和存儲數據的文件，每一個工作簿都可以包含多張工作表，因此可在一份文件中管理多種類型的相關信息;“工作表”就是顯示在屏幕上的，由表格組成的一個區域。此區域稱為“工作表區”各種數據將通過它來輸入顯示。

中文Excel 2000也使用“字段”、“記錄”等Visual FoxPro中的對象，但應用方法卻大不一樣，下面將以建立一張員工工資表的操作來說明這一點。

步驟一、單擊A1單元格。

中文Excel 2000操作窗口仍然由標題欄、下拉菜單、工具欄、狀態欄等組成。位于工具欄下方的就是建立電子表格的“工作表區”，它提供了一系列的單元格，各單元格也各有一個名稱，將光標移至單元格內后，其狀態將變成一個十字形。工具欄下方標記的A、B、C、D…分別用于標明表格中的各列，表格左邊緣的數字則標明各行，“列標”與“行號”用于確定一個單元格的位置，如A1表示A列中的第一行單元格，C3，就表示C列中的第三行單元格。在中文Excel 2000操作窗口中，所提供的單元格數目非常大，但全部被應用的情況將是罕見的，通常只用到其中的一部分，甚至只是一小部分。

注意：“工作表區”由工作表，及其單元格、網格線、行號列標、滾動條和工作表標簽構成。“列標”就是各列上方的灰色字母，“行號”就是位于各行左側的灰色編號區。

在這里輸入“姓名” 步驟二、輸入“姓名”。 在電子表格中，“列”與數據庫中的“字段”相當，“行”與“記錄”相當，這里輸入的“姓名”就將成為一個新的字段。

第一行各列中的內容 步驟三、按一下鍵盤上的右方向鍵，然后輸入“年齡”，接著在位于右旁的兩列中分別輸入“職務”、“工資額”。

使用鍵盤上的左、右、上、下方向鍵可以將光標移至各單元格上，這就選定了當前單元格，從而讓您在各單元格中輸入文字信息。

步驟四、移動鼠標單擊A2單元格，然后參照上面的內容，輸入其它單元格中的內容。

完成上述操作后，“員工工資表”就編制好了。在這一份電子表格中，所包含的員工數目有限，但說明了基本的操作方法。如果您是一位公司老板，現在就能這樣制定好“員工工資表”，但這還不夠，您也能得到更多，如統計貨物出入量、庫存量、每日收益，等等。順便說一句，若要將此軟件用于財務工作，也不會有任何問題。

注意：中文Excel 2000與中文Visual FoxPro 6不同，關閉當前操作窗口時不會自動保存操作結果，因此必須先執行“文件”下拉菜單中的“保存”命令后，才可以關閉。

第二講 建立第二張工作表

在同一本中文Excel 2000工作薄中，可以同時建立三份工作表，而且這些表中的內容與結構還可以完全不同，甚至還能使用復制的方法引用數據，下列操作就將說明這個問題：

注意：中文Excel 2000的其它工作，如打印、建立圖表等，都將基于“工作表”來開展。

步驟一、使用拖動的方法，選定第一行中的所有內容。

這一步操作與在Microsoft word中選定文字的操作相類似，選定的結果也將突出顯示在屏幕上。順便說一句，操作時若單擊某一個列標可選定整列單元格，單擊某一個行號可選定整行單元格，但只有這里的拖動操作才可以選定指定部分的單元格。

步驟二、按下鍵盤上的Ctrl C組合鍵。

這是您已經熟悉的了操作，用于將選定的內容復制在Windows剪切板中。與之相應的Ctrl X(剪切)、Ctrl V(粘貼)組合鍵也可以在中文Excel 2000工作表中應用。 注：若用鼠標右擊選定的內容，屏幕上將顯示相應的快捷菜單，從中可以選擇到復制、剪切、粘貼等命令。

步驟三、單擊左下方的Sheet 2標簽。

Sheet 2是另一張工作表(Work Sheet)的標簽，也是位于工作簿窗口底端的三張標簽之一。“工作表標簽”用于顯示工作表的名稱。單擊某一張工作表的標簽將激活相應的工作表，當前處于活動狀態的工作表將接受當前操作。

注：位于工作表標簽下方的區域稱為“狀態欄”，它能提供有關選定命令或操作進程的信息，您可據此了解當前可做的操作。在此信息的右側將顯示CapsLock、 Scroll Lock、Num Lock等鍵盤按鍵的當前狀態。若這些鍵處于打開狀態，那么它們的名稱就會在此顯示出來。

步驟四、進入表格2后按下鍵盤上Ctrl V組合鍵。

完成上述操作后，剛才復制的內容就將粘貼在第二份工作表中。

此后，您可以參照前面的內容制定該表中的內容。

步驟五、參照前面的操作，輸入第二張表中的內容。

上述通過復制、粘貼的方法來制定第二張電子報表中第一行的內容，是一種常用操作技巧，能快速建立那行欄目類似而數據不同新報表。若第二張表中的欄目，即首行中的內容與第一張表中的欄目有區別，粘貼后可以進行修改，其操作方法與Microsoft word中的編輯操作相同，也可使用拖動的方法移動內容。

第三講 設置單元格的格式

與Microsoft word一樣，在中文Excel 2000中也能設置文字的格式，而且此格式將表現在最終的電子表格中。此外，還可以設置其它與數據信息相關的屬性，下面的操作將結合“員工工資表”的特點來進行說明，請先單擊左下方的Sheet 1標簽，返回“員工工資表”。

注：在初始狀態下，中文Excel 2000操作窗口中只有三張標簽，除了可以使用這種方法選擇激活一張標簽外，還可以通過位于標簽左旁的“標簽滾動按鈕”進行操作。這些按鈕的外觀是就是滾動箭頭，從外型上即可了解到各自的作用。如果要滾動顯示其他工作表標簽，請在所需方向上單擊滾動箭頭;如果要選定某個工作表，請單擊其標簽;如果要一次滾動多張工作表，請按住鍵盤上的Shift鍵，然后再單擊中間的標簽滾動箭頭;如果要顯示當前工作簿中所有工作表列表，請右擊標簽滾動箭頭。

步驟一、單擊行號1，選定此行中的文字內容。然后右擊鼠標器，進入快捷菜單，并從中選擇“設置單元格格式”命令。

步驟二、進入“單元格格式”對話框后，單擊“字體”選項卡。

步驟三、從“字體”窗口中選擇一種新的字體后，從“字形”窗口中選擇一種字形，接著可在“字號”窗口中設置文字的大小尺寸。

此后，您還可以在“字體”選項卡中設置文字的顏色，以及下劃線、刪除線等屬性，還能預覽設置結果。單擊“確定”按鈕后，選定文字就將按新設置的字體格式顯示在電子報表中。

第四講 設置貨幣符號

述操作可用于設置了電子報表中各列標題文字屬性，下面的操作將設置貨幣符號：

步驟一、單擊D列號，選定此列中的所有內容，接著右擊鼠標右鍵，然后從快捷菜單中選擇“設置單元格格式”命令。進入“單元格格式”對話框后選擇“數字”選項卡。

步驟二、在“分類”列表窗中選擇“貨幣”項。

步驟三、設置好“小數位數”與“貨幣符號”，然后單擊“確定”按鈕。

上述操作選擇的是一個人民幣符號，此后工作表中的“工資額”數據前就會加上這個符號。

這幾步操作說明了選定某一行，或者某一列來設置格式的方法。如果需要，還可以選擇幾行或者幾列，甚至于選定工作表中的一部份，或者全部行與列來進行設置。選定部分或者全部行與列，都可以使用拖動的方法進行操作;若要選定排列不連續多行，或者多列，可參照下面建立圖表的方法進行操作。

第五講 預覽和調整報表外觀

一份電子報表建立好后，就可以將它打印在報表紙上，或者通過網絡傳給部門主管或者下屬。在此之前，為了了解報表內容與格式是否正確，有必要預覽報表外觀，并且根據預覽的結果作些調整。下列操作將說明這一點：

步驟一、從“文件”下拉菜單中選擇“打印預覽”命令。

此命令可將打印的結果顯示在屏幕上，結果如同使用打印機在報表紙上打印的電子報表，從而讓您以真實的面貌工區觀察它的外觀，為修改提供依據。選擇此命令后。

步驟二、使用“縮放”工具單擊預覽窗口。

“縮放”工具按鈕在工具欄中很容易看到。當預覽窗口打開后，它就處于選定狀態，而且光標形狀也如同一只放大鏡，使用它單擊預覽窗口后，文字就能放大至建立電子報表時所設置的尺寸，再次單擊又會還原。

此時，您就可以仔細看一下該電子報表的版式設計情況，并且很容易的找到需要修改的地方。就本例而言，顯然需要修改下列三點：

1.應加上表格標題。

2.“年齡”字段中的記錄值應當居中。

3.“工資額”字段未應加入“總計”值。

下面的操作就將完善這些內容。

第六講 加入標題

為了加入標題，首先需要在報表將插入一行，以便于書寫它，其次還要合并此行中的各列，否則標題就不能存在。完成下列操作后，您就會理解這句話的意義了。

步驟一、單擊“關閉”按鈕，結束“預覽”，返回中文Excel 2000的操作窗口。然后單擊行號1，然后從“插入”下拉菜單中選擇“行”命令。

此后，在原“行1”前將插入新的行，而原來的“行1”將變成“行2”。新行將使用已經存在列定義，您可以為每一個單元格填入內容，但由于它將用于書寫工資表的標題，所以應當合并各列，使它們不在存在，而由一個單列取而代之，從而讓標題可以正常出現在電子報表的開頭處。

步驟二、單擊行號1，確保選定新行，然后右擊鼠標進入快捷菜單，接著從中選擇“設置單元格格式”命令，然后在“單元格格式”對話框中選擇“對齊”選項卡，打開“合并單元格”檢測框，最后單擊“確定”按鈕。

完成這一步操作后，“行1”中就只有一個單元格了，這是中文Excel 2000中的常用操作，初學者應當注意了。

步驟三、在“行1”書寫好標題“員工工資表”，并參照前面的內容，設置好標題的文字字體與大小尺寸。

標題文字與“年齡”列中的數字一樣，位置都需要調整，下面的操作就將解決此問題。

注意：調整電子表格某些單元格中的數字或者文字的位置是一種重要的操作，因這可以使得閱讀更容易，減少出錯率。

第七講 調整列中的文字位置

在這一份“員工工資表”中，僅使用了當前工作表中的部分列，在調整標題文字的位置之前，有必要清除那些并沒有使用的列，以便于將標題放置在報表的中央，請按下列步驟進行操作：

步驟一、使用拖動的方法選定那些沒有使用的列。

在中文Excel 2000中，通常是從A1開始使用各單元格的，這樣那些沒有使用的列就會是靠后面的列了。在本例中操作時，應當單擊列標E后進行拖動，否則就不能選擇這些列中所有單元格。也只有這樣，標題行中沒有使用的那些列也才會被選定。也是說，選定的結果。

步驟二、右擊鼠標，然后從快捷菜單中選擇“隱藏”命令。 這樣，報表中就會隱藏(不同刪除)沒有使用的列，只顯示那些已經使用了的列。

注：若從快捷菜單中選擇“刪除”命令，刪除的將是單元格中的內容，而不是單元格本身。這與上述“隱藏”是不一樣的。刪除后單元格仍然存在，或者填入新的內容，隱藏后則不會出現在屏幕上。

步驟三、選定所有行與列右擊鼠標進入快捷菜單后，選擇“設置單元格格式”命令。接著選擇“對齊”選項卡，并單擊“水平對齊”下拉按鈕和從下拉列表中選擇“居中”項。

這一個選項的功能是迫使文字在單元格中居中，而不管它的長度是否與單元的顯示長度相同。

步驟四、檢查“合并單元格”檢測框是否處于關閉狀態。若處于打開狀態，就關閉它，然后單擊“確定”按鈕。

注意：由于前面的操作曾經打開過此檢測框，而這里的操作又選定了所有填充了內容的單元格，所以這里務必檢查一下，看看是否處于關閉狀態，這是一個很關鍵的問題!否則表格中的各單元格將合并一個單元格，表格也就不存在了。

此后，各單元格中的文字就會居中。這種居中的作用很顯然，目的就是要讓各列的欄目名與內容對齊，閱讀時不容易出錯。順便說一句，拖動列標間的.分隔線，可以調整各列的顯示寬度，并帶動單元格中的內容移動顯示位置，但不能將此位置固定在單元格中的某一處。

注意：調整電子表格中某些單元格的數字或者文字的位置也是一種重要的操作，因為這可以使得閱讀更容易，減少出錯率。

第八講 添加“總計”單元格

中文Excel 2000提供有各種用于計算的函數，其中SUM將用于“總計” ，計算指定列中所有數值的和。“函數”是這個軟件的開發者預先制定的一些特殊功能，可以直接拿來使用。請按下列步驟進行操作：

步驟一、單擊在“工資”列最后的第一個空白單元格，接著從“插入”下拉菜單中選擇“函數”命令。

步驟三、在“粘貼函數”對話框的“函數名”列表窗中選定SUM函數，然后單擊“確定”按鈕。

在“函數名”列表窗中選定某個函數后，它的功能描述字將顯示在“函數分類”列表窗的下方，您可以據此了解到這個所提供的各函數功能。操作時，可先從“函數分類”列表窗中選定某類函數，然后從“函數名”列表窗中選擇此類函數的某一個。

步驟四、單擊SUM函數計算的結果信息框中的“確定”按鈕。 此后，就能在工作表中看到工資的總計值了。

當然了，還需要加入“總計：”標題，這樣才能打印出員工工資表。此后您可以選擇“文件”下拉菜單中的“打印預覽”命令，看一看您所設計的工資報表是什么樣子的。

第九講 制作員工工資圖表

利用中文Excel 2000提供的圖表功能，可以基于工作表中的數據建立圖形表格，這是一種使用圖形來描述數據的方法，用于直觀地表達各統計值大小差異。 為了制作員工工資圖表。請按下列步驟進行操作：

步驟一、將光標移至A3單元格上。然后單擊它并向下拖動，選定各員工的姓名，并按住鍵盤上的Ctrl鍵，將光標移至D3單元格上，向下拖動，選定各員工的工資額后，結束拖動并釋放Ctrl鍵。

這一步先是選定了各員工的姓名，然后選定他們的工資額，如果事先沒按住鍵盤上的Ctrl鍵，將不能選定這兩部分對象。這種操作方法與在Windows的“資源管理器”中選定不相鄰的多份文件方法相同。

步驟二、單擊工具箱中的“圖表向導”按鈕，進入“圖表向導”的第一步操作對話框。

步驟三、在“圖表類型”列表中選定一種類型后，從“子圖形類型”指定圖形的形式，接著單擊“下一步”按鈕。 進入圖表向導后，通過這一步可以選擇的類型很多，各類型的圖形特點如“子圖形類型”窗口中所列，而且通過位于此窗口下方的文字可以了解到各自的用途，本書不必多說了，您可以參照本書的操作步驟，試用一下別的類型。 注：若按住“按下不放可查看示例”按鈕，“子圖形類型”將變成預覽窗口，并且顯示您所選定的圖表類型與電子報表中數據的圖表外觀。此外觀若不是您想要的類型，可以重新選定類型。

步驟四、在“圖表向導”的第二步操作對話框中，打開“行”單選按鈕。

進入“圖表向導”的第二步操作對話框后，將會看到中文Excel 2000默認設置的“系列”產生方式。“系列”就是圖表中橫坐標的標記方式，在這里就是將員工的姓名放置在橫坐標下方，即按“列”的方式來產生“系列”。完成這一步操作后，中文Excel 2000將按“行”的方式來產生，并且立即在此對話框的預覽窗中表現出來。

步驟五 單擊“下一步”按鈕后，在“圖表選項”對話框的“圖表標題”欄中輸入“員工工資圖表”。

步驟六、單擊“下一步”按鈕后，在“圖表位置”對話框中打開“作為新工作表插入”單選按鈕。

這一步操作將建立一張新的工作表，而且是與前面的工作表分離的圖表。若打開“作為其中的對象插入”單選按鈕，則將把新工作表(圖表)插入在當前工作表中。

最后，單擊“完成”按鈕，一張工作圖表就產生了，它將作為當前工作薄中的一張的圖表出現在屏幕上。與作為對象插入在當前報表中不同的是，該圖表是獨立存在于當前工作薄中的，不配屬于報表，這一點可以通過單擊屏幕左下角處的Sheet 1標簽來證實。此時，位于該標簽的左旁將是圖表的標簽，您可以試一試作為對象來插入圖表，并看一看此處的標簽排列情況。

總結： 中文Excel 2000是一種常用的辦公軟件，而且可以與Microsoft office 2000中的其它軟件一起應用，如可以在word 2000中插入中文Excel 2000的報表，本部分講述了中文Excel 2000的一般用法。 “新建”對話框中提供有一些預定的模板，基于它們可以快速建立一些企業常用電子表格。通過各模板，您還可以進一步了解這個軟件的功能與所能建立的各種報表。為了使用這些模板，可從“文件”下拉菜單中選擇“新建”命令，然后在“新建”對話框中選擇“電子表格模板”選項卡，接著從列表中選擇要想要模板即可。