【世界快播報】英文電子郵件寫作格式

2023-08-16 來源：萬能知識網

英文電子郵件寫作格式

電子郵件是—種用電子手段提供信息交換的通信方式，是互聯網應用最廣的服務。通過網絡的電子郵件系統，用戶可以以非常低廉的價格（不管發送到哪里，都只需負擔網費）、非常快速的方式（幾秒鐘之內可以發送到世界上任何指定的目的地），與世界上任何一個角落的網絡用戶聯系。下面是小編帶來的英文電子郵件寫作格式，希望對你有幫助。

(資料圖)

英文電子郵件寫作格式 1

一、商務英語電子郵件的格式常見的商務英語電子郵件包括以下五部分：

①寫信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。

②標題。

③稱呼、開頭、正文、結尾句。

④禮貌結束語。

⑤寫信人全名、寫信人職務及所屬部門、地址、電話號碼、傳真等。

其中郵件主題應體現郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好為名詞或動名詞短語;稱呼禮貌得體，符合商務英語寫作習慣，如不知對方姓名只知頭銜，可用 Dear+Title作為稱呼，如只知對方姓名不知性別，可用Dear+全名，如郵件為一封通函，則用DearAll作為郵件稱呼;正文應結構清楚，便于閱讀，如正文內容較長，可使用小標題、小段落，或利用星號、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目了然。

二、商務英語電子郵件寫作應遵循的五C原則

商務英語電子郵件的正文寫作應該遵循五C原則，即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原則。

準確原則由于商務英語電子郵件涉及的是商務活動雙方的權利、義務關系，其準確性對商務治理與溝通至關重要。具體而言，不僅電子郵件的英語語法、標點符號和拼寫要做到準確無誤，電子郵件內容還要敘述準確，以免引起誤會糾紛。

簡潔原則簡潔原則是商務英語寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓冗長、措詞復雜的電子郵件既浪費寫的時間，也會給閱讀者帶來不必要的麻煩，故商務英語電子郵件應以簡明扼要為第一要務。

在具體寫作中，商務英語電子郵件呈現出的句法特征是句子結構簡單明了，有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語簡潔，語言簡明扼要。電子郵件寫作格式

另外，為了節約時間和空間，電子郵件中可使用縮略語，如U表示you，Pls表示please，Info表示information，Qty表示quantity，P“C表示piece，L”C表示LetterofCredit，FOB表示FreeonBoard.例1 It is very difficult to sell man hole covers in France.This product must have the quality certificate issued in France.例2 Price：FOB Shanghai USD 96“PC.例3 Hope you can accept it.例1中的兩個單句具有明顯的因果關系，但寫并不使用表達因果關系的連接詞如since、because，這種舍長句、復合句，選短句、簡單句，喜并列、棄從屬的"句法特征在商務英語電子郵件寫作中十分常見。例2中縮略語的使用，例3中不完整句的選擇，反映了與普通商務信函相比，商務電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語化。

完整原則

商務電子郵件內容應力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像盤、詢問貿易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因為只有包含具體信息的郵件，才能達到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用5W1H來檢驗，即who，when，where，what，why和how.清楚原則商務英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準確。具體表現在：例1 We will deliver your goods soon.例2 中significant一詞意為明顯的、不小的，語義模糊，故可以用具體數字替換。例2中soon表示不久、很快，語義不明確，沒有指出具體的供貨時間，可改為具體的年月日。

禮貌原則商務英語電子郵件應遵循措詞婉轉、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個交易的成敗，買賣雙方應十分注重措辭方式，要婉轉、禮貌，使對方輕易接受。在寫作電子郵件時，可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達觀點，提出要求。

例1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.例2 I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces.例1中虛擬語氣和例2中委婉語氣的使用，緩和了商務談判的語氣，既明確了自己的立場，又使對方的面子免于受損，語氣自然誠懇，禮貌得體，很輕易為對方接受。

三、結語隨著國際商務活動的不斷擴展，商務英語電子郵件的重要性也日益明顯。

同時，電子商務的普及，往往會讓寫忽視商務英語電子郵件應有的規范和格式，難免會出現這樣或那樣的問題。然而準確規范的英文郵件，不僅能反應寫信人的英語及業務水平，還可以體現寫信人為人處事的態度和風格，有助于建立良好的商務關系，最終對達成貿易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商務英文電子郵件應有的規范和格式，遵循郵件的寫作原則。

英文電子郵件寫作格式 2

英文書信是一種最常用的應用文體，對于普通的私人信件通常由五部分組成：

1.信頭：指發信人的地址和日期。寫在信紙的右上角，可以從靠近信紙的中央寫起。信頭上面要留空白。先寫發信人地址。地址的寫法與漢語不同，要先寫小地方，后寫大地方。在地址的下面寫上日期。日期的順序是：月、日、年，或者：日、月、年。例如：may 17 XX。在年份之前有一個逗號。

2.稱呼：指對收信人的稱呼。寫在信頭之下，從信紙的左邊開始。寫信給熟悉的人，一般用dear…或my dear…作稱呼。如：dear li lei，dear miss thomas或my dear dad.

3.信的正文：指信的主體部分。從稱呼的下一行第一段頂邊寫。從第二段起每段第一個詞都縮進3或5個字母寫。

4.結束語：指正文下面的結尾客套話。一般從信紙的中央靠右寫起，第一個字母大寫，末尾用一逗號。在非正式的社交信中，常用yours或sincerely。假如對方是親密的朋友，可用sincerely yoursyours等。

5.簽名：指發信人簽名。寫在結束語的下面，稍偏右。

另外，英文信封寫法與漢語的不同。一般把收信人的地址寫在信封的中央或偏右下角。第一行寫姓名，下面寫地址。發信人的姓名和地址寫在信封的左上角，也可以寫在信的背面。

英文書信的格式

1、信頭(heading)

指發信人的姓名(單位名稱)、地址和日期，一般寫在信紙的右上角。一般公函或商業信函的信紙上都印有單位或公司的名稱、地址、電話號碼等，因此就只需在信頭下面的右邊寫上寫信日期就可以了。英文地址的寫法與中文完全不同，地址的名稱按從小到大的順序：第一行寫門牌號碼和街名;第二行寫縣、市、省、州、郵編、國名;然后再寫日期。標點符號一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之間，該用的還要用，例如在寫日期的時候。

2、日期的寫法：

如：1997年7月30日，英文為：july 30，1997(最為普遍); july 30th，1997;

30th july，1997等。1997不可寫成97。

3、信內地址(inside address)：

在一般的社交信中，信內收信人的地址通常省略，但是在公務信函中不能。將收信人的姓名、地址等寫在信頭日期下方的左角上，要求與對信頭的要求一樣，不必再寫日期。

4、稱呼(salutation)：

是寫信人對收信人的稱呼用語。位置在信內地址下方一、二行的地方，從該行的頂格寫起，在稱呼后面一般用逗號(英國式)，也可以用冒號(美國式)。

(1)寫給親人、親戚和關系密切的朋友時，用dear或my dear再加上表示親屬關系的稱呼或直稱其名(這里指名字，不是姓氏)。例如：my dear father，dear tom等。

(2)寫給公務上的信函用dear madam，dear sir或gentleman(gentlemen)。注意：dear純屬公務上往來的客氣形式。gentlemen總是以復數形式出現，前不加dear，是dear sir的復數形式。

(3)寫給收信人的信，也可用頭銜、職位、職稱、學位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：dear prof. tim scales, dear dr.john smith。

5、正文(body of the letter)：

位置在下面稱呼語隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡單易懂。和中文信不